Syncoda: il registro elettronico dei conservatori

Un conservatorio non è una scuola come le altre. Le lezioni sono individuali o a piccoli gruppi, i calendari cambiano ogni settimana, lo stesso docente insegna strumento, musica d’insieme e teoria a studenti di corsi diversi. I registri elettronici pensati per la scuola dell’obbligo, qui, si adattano male.

Syncoda è il nostro registro elettronico per i conservatori: non un adattamento, un progetto scritto da capo. È nato con un nome di lavoro, Regista; oggi si chiama Syncoda, ed è l’unico su cui lavora tutta la squadra del software.

La seduta

È la schermata in cui il docente fa lezione, e la più importante del registro.

• L’appello. Per ogni iscritto: presente, assente, in ritardo, uscita anticipata. Il riepilogo in alto si aggiorna mentre si segna.
• I minuti. Chi arriva tardi o esce prima ha i suoi minuti di presenza, con una nota per dire perché.
• L’argomento svolto. Che cosa si è fatto a lezione resta nel registro, e lo vedono gli studenti della classe.
• La firma. È la firma a rendere valido il registro. Dopo, la lezione non si modifica più: per correggerla serve la segreteria didattica.

Tutte le lezioni, ciascuna con il suo stato

L’elenco del docente dice che cosa c’è: le ore svolte su quelle previste dall’anno, le lezioni ancora da firmare, le classi, individuali e collettive. Ogni lezione ha uno stato, con un colore e una parola: pianificata, svolta, da firmare, recupero, annullata. Una lezione si tocca e si firma.

Com’è fatto

Prima delle schermate abbiamo scritto il sistema di design, con poche regole che valgono ovunque:

• Le parole del conservatorio. Classe, insegnamento, settore disciplinare, appello, seduta: quelle che si usano in segreteria. Mai «record», mai «entità».
• Gli errori dicono il rimedio. Non il messaggio del server, ma che cosa è successo e che cosa fare adesso: «L’aula risulta già occupata in quella fascia. Sceglierne un’altra, o cambiare orario.»
• Un’azione per volta. In ogni schermata c’è un solo pulsante principale: è l’azione che ci si aspetta.
• Niente si cancella per sbaglio. L’eliminazione non sta mai in una tabella: vive dentro la scheda, e chiede una conferma tenuta premuta.
• Colore più parola. Ogni stato ha il suo colore e il suo nome, così si legge anche senza distinguere il verde dal rosso.

Chi ci lavora

Quattro persone: direzione del progetto, interfaccia ed esperienza d’uso, frontend, backend. Ogni schermata si discute con chi la userà: docenti, segreterie, direzione.

Da dove viene

Dagli anni di lavoro insieme ai conservatori. Conoscere un’istituzione dall’interno cambia il software che le si scrive: si parte dai problemi veri di chi firma una lezione o cerca un’aula libera, non da un capitolato.

Tutto quello che fa

Il registro è il cuore, e intorno c’è tutta la vita didattica del conservatorio, dall’ammissione alla prova finale:

• Le ammissioni. Le domande si fanno online, con un accesso per ogni candidato; la segreteria organizza le sessioni e segue ogni candidato.
• Gli studenti. Anagrafica, carriera, iscrizioni all’anno e alle classi, in una scheda sola.
• Il percorso di studi. Il piano individuale di ogni studente, con convalide, propedeuticità e mutuazioni.
• Il registro e gli esami. Lezioni, presenze e firma; appelli, prenotazioni, voti, commissioni e prova finale.
• Gli orari e le aule. L’orario diventa calendario, con chiusure e festività; i docenti chiedono l’aula e Syncoda la assegna.
• Le tasse. ISEE, certificati e pagamenti con pagoPA.
• La segreteria. Documenti, scadenzario, comunicazioni, e la traccia di ogni modifica: chi ha fatto che cosa, e quando.
• Gli accessi. Direzione, segreteria, docenti e studenti entrano ciascuno con il proprio ruolo, e vedono quello che serve a loro.

Da settembre Syncoda ha anche un sito suo, syncoda.grstudiosrl.it, con le schermate vere da aprire nel browser.

Se lavorate in un conservatorio e volete vederlo, scriveteci: lo mostriamo volentieri. Tutto quello che facciamo per le istituzioni AFAM è raccolto nella pagina Per i conservatori.